Penetapan Kelengkapan Administrasi Kepegawaian

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai Pegawai Negeri Sipil yang datanya belum terekam dalam database SIMPEG dan belum memiliki arsip fisik yang tersimpan di Bank arsip Badan Kepegawaian Daerah Kota Balikpapan, dapat memperhatikan skema dibawah ini :

  1. PNS yang datanya belum terekam di SIMPEG wajib mengisi FIP.02 sedangkan PNS yang datanya telah terekam wajib memperbaharui data setiap awal tahun dengan mengisi FIP. 03. FIP 02 dan FIP 03 yang telah diisi oleh PNS akan dientry ke dalam aplikasi SIMPEG, sehingga data yang ada dalam SIMPEG selalu valid. Lampiran berkas sebagaimana yang tercantum dalam check list akan disimpan rapi berdasarkan urutan NIP kedalam lemari arsipl roll pack.
  2. FIP 02 dan FIP 03 wajib dilampiri foto copy berkas.
  3. Khusus untuk FIP 02 berkas yang dilampirkan harus sesuai dengan check list sebagaimana diuraikan dibawah ini.

Adapun check list berkas yang dilampirkan adalah sebagai berikut :

1

SK Pengangkatan sebagai CPNS (80 %)

2

SK Pengangkatan sebagai PNS (100 %)

3

Kartu Pegawai (Karpeg)

4

Karis / Karsu

5

Taspen

6

Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT)

7

SK Sumpah / Janji PNS

8

SK Pengangkatan / Pemberhentian ke / dari Jabatan (Struktural / Fungsional)

9

SK Pelantikan

10

Surat Pernyataan Menduduki Jabatan (SPMJ)

11

Surat Pernyataan Pelantikan

12

Berita Acara Pengambilan Sumpah dan Jabatan

13

SK Kenaikan Pangkat Terakhir

14

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) terakhir

15

SK Hukuman Disiplin

16

SK Penyesuaian Masa Kerja

17

SK dipekerjakan / diperbantukan pada instansi lain

18

SK pindah dari wilayah / instansi asal

19

SK Tanda Kehormatan / Jasa / Penghargaan

20

Ijazah kursus

21

Ijazah Pendidikan Formal :

 

a. SD / MI

 

b. SMP / MTS

 

c. SMA / SMK / MA

 

d. Sarmud (D1, D2, D3)

 

e. S1

 

f. S2

 

g. S3

22

Ijazah Pendidikan Struktural :

 

a. Sertifikat Prajabatan

 

b. Sertifikat Adum / Spada

 

c. Sertifikat Adumla / Spala

 

d. Sertifikat Spama / Spadya

 

e. Sertifikat Spamen / Sespa

 

f. Spati

 

g. Lemhanas

23

Surat Izin Belajar

24

Surat Tugas Belajar

25

SK Pemberhentian sementara / daftar tunggu

26

SK KGB terakhir

27

Surat Nikah

28

Kartu Keluarga + KTP

29

Kartu Peserta Askes

30

Surat Kematian Istri / Suami / Anak

31

Surat Izin Perceraian / Perkawinan

32

SK Pengangkatan / Pemberhentian sebagai pejabat negara

33

SK Penggantian Nama

34

SK Penetapan Angka Kredit / Fungsional

35

SK Pengaktifan kembali dari Pemberhentian sementara

36

Surat Keterangan untuk pembayaran tunjangan Keluarga (KP4)

37

Kartu Peserta Askes

38

NPWP

39

Foto copy Buku Tabungan di Bank Kaltim

Tujuan mengisi FIP 02 dan FIP 03 adalah :

  1. Validasi data PNS
  2. Memudahkan pengelompokkan data dalam rangka :
    1. Promosi jabatan bagi PNS yang telah memenuhi syarat
    2. Penawaran Diklat ataupun sekolah bagi PNS yang telah memenuhi syarat
    3. Meningkatkan kesejahteraan PNS
  3. Penyusunan formasi dan bezetting sesuai kebutuhan
  4. Meningkatkan standar pelayanan kepegawaian kepada PNS karena adanya data elektronik
  5. BKD memiliki daftar penjagaan PNS yang akan naik pangkat, gaji berkala, pensiun, dll

 

Tujuan Pengadaan Arsip Fisik PNS :

  1. PNS memiliki penyimpanan file penting ditempat lain selain di rumah
  2. Membantu PNS yang kehilangan arsip fisik karena :
  • Bencana Alam
  • Kebakaran
  • Hilang / Sobek / Rusak

3. Membantu mempercepat proses penyelesaian administrasi kepegawaian seperti kenaikan pangkat, Kenaikan gaji

berkala, mutasi, naik jabatan, pensiun, dll.

 

Setelah CPNS menerima SK penempatan dari Walikota Balikpapan wajib :

  1. Membuat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas yang ditandatangani kepala satuan kerja.
  2. Mengurus KPE dengan mengajukan surat usulan untuk foto KPE ke BKD
  3. Mengurus Karis Karsu (bila sudah menikah)
  4. Mengurus Askes
  5. Mengurus Taspen
  6. Membuka rekening tabungan di Bank Kaltim (bila belum punya)
  7. Mengurus pembuatan kartu identitas (badge) pegawai